Alguma vez pensaram como seria interessante fazer mail merge no Word usando como base uma lista de SharePoint?
Se sim, e se já experimentaram, provavelmente chegaram à conclusão que não é possível, porque o Word nem sequer permite escolher uma lista de SharePoint como Data Source para o Merge.
Existem duas alternativas:
1) exportar a lista para Excel e usar o Excel como data source; ou
2) criar uma base de dados Access e fazer uma linked table para a lista de SharePoint , usando esse Access como data source.
A primeira é chata porque obriga a fazer sempre a exportação para Excel (ou a abrir o Excel e fazer refresh dos dados) antes do mail merge.
A segunda não funciona porque o Word diz que a data source não possui tabelas visíveis.
No entanto, podemos fazer a segunda alternativa funcionar através dos seguintes passos:
1) Ele mostra o erro: The data source contains no visible tables. Pressionamos OK.
2) Ele mostra a mensagem: Could not find ‘C:\Contactos.mdb’. Pressionamos OK.
3) Aparece uma janela de login para a ligação à BD Access. Pressionamos o botão Database…
4) Aparece uma janela para selecção do ficheiro MDB. Seleccionamos o ficheiro Access e pressionamos OK.
5) Volta ao ecrã de login. Pressionamos OK.
6) Aparece uma janela para seleccionar a tabela de onde queremos importar a informação para o merge. No entanto não aparece nenhuma tabela. Pressionamos o botão Options…
7) Aparece uma caixa de opções. Activamos a opção Synonims e pressionamos OK.
8) Aparece a dita tabela na lista de tabelas da BD š
9) Daqui para a frente segue-se o processo normal.
Estes passos foram realizados em Word 2007, mas este procedimento deve ser semelhante em Word 2003 e SharePoint 2003 (já que foi descrito com resposta a um pedido de ajuda referente à versão 2003).
André Vala
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